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Heute möchte ich eine neue Erweiterung von mir vorstellen, welche unter 5.4 bereits kurzzeitig verfügbar war, damals aber mangels Zeit wieder eingestellt wurde.
Jetzt habe ich diese Erweiterung für VtigerCRM 6.x komplett überarbeitet, effektiver gestaltet und in meinem Shop für VtigerCRM Erweiterungen veröffentlicht.
Sie löst das Problem vieler Anwender, welche Ihre Dokumente nicht im vtigerCRM, sondern in Dropbox, GoogleDrive, OwnCloud,… speichern und diese trotzdem direkt mit Einträgen aus dem Vtiger verknüpfen wollen, ohne diese lokal auf den Server kopieren zu müssen.
Dabei bin ich direkt noch einen Schritt weiter gegangen, da mir das simple Verlinken von einzelnen Dateien zu Einträgen zu wenig, bzw. zu ineffektiv, erschien.
Viele Unternehmen legen pro Auftraggeber/Bestellung/Kampagne direkt einen ganzen Ordner an und möchten natürlich die komplette Struktur unterhalb dieses Ordners im Vtiger verfügbar haben, ohne die eigene Dateistruktur/Arbeitsweise einschränken zu müssen.
Daher erlaubt diese Erweiterung das direkte Verlinken ganzer Verzeichnisse, welche danach komplett hierarchisch im VtigerCRM angezeigt werden, welche natürlich auch unbegrenzt viele Unterebenen besitzen können.
Ich habe somit die Möglichkeit innerhalb eines Eintrages, den Ordner mit allen wichtigen Dokumenten zu verlinken und meinen Mitarbeitern verfügbar zu machen.
Bin dabei zusätzlich nicht eingeschränkt, auch mehrere Ordner zu verlinken bzw. Ordner und einzelne Dateien zu mischen.
Das zusätzlich implementierte komplexe Berechtigungssystem erlaubt mir weitere interessante Prozesse.
So kann ich für jedes Verzeichnis in der Cloud, einzelnen Nutzern/Rollen/Gruppen Zugriff erteilen/entziehen, was es mir erlaubt Dokumente/Verzeichnisse nur für bestimmte Nutzer sichtbar zu verlinken.
Die Berechtigungen können dabei sehr detailliert eingestellt werden.
So kann ich mit dem System festlegen, welcher Benutzer welche verlinkte Dokumente einsehen darf, wenn diese unterhalb eines bestimmten Ordners liegen.
Ebenso kann ich auch festlegen, dass Nutzer/Gruppen/Rollen verlinkte Dokumente zwar sehen, diese aber nicht selbst verlinken können.
Hier ein kleines Beispiel, damit man besser versteht, was mit dieser Erweiterung möglich ist.
Die Ordnerstruktur in der verbundenen Dropbox sieht folgendermaßen aus:
Projekte
Verträge
Vertrag A.pdf
Vertrag B.pdf
Arbeitsdateien
Projekt A
… Arbeitsdateien …
Projekt B
…Arbeitsdateien
Über das Berechtigungssysteme kann ich nun folgendes konfigurieren:
- Mitarbeiter A sieht alle verlinkten Dateien/Verzeichnisse und kann alle Dateien/Verzeichnisse verlinken
- Mitarbeiter B darf nur Dateien sehen, welche bereits mit einem Eintrag verlinkt wurden UND unterhalb /Projekte/Arbeitsdateien liegen. Dabei darf er in verlinkte Verzeichnisse auch Dateien hochladen.
- Mitarbeiter C darf Dateien/Verzeichnisse aus dem Ordner Arbeitsdateien verlinken und würde bereits verlinkte Dateien aus dem Ordner /Projekte/Verträge sehen, welche er aber nicht selber verlinken darf
Ich hoffe es geschafft zu haben, dass es mit diesem Beispiel etwas klarer geworden ist, welche Möglichkeiten dieses Modul mitbringt.
Natürlich hat diese Erweiterung noch einige weitere Funktionalitäten, welche unter anderen wären:
- Mix verschiedener Cloud Anbieter, sodass ich Dateien und Verzeichnisse aus unterschiedlichen Quellen in einem Eintrag mischen kann
- Upload von Dateien per Drag&Drop direkt über den Browser in die Speicher zu Dropbox/GoogleDrive/…
Wenn diese Erweiterung genau eure Problemstellung löst, findet Ihr die Erweiterung hier: Link zum vtigerCRM Shop
Stefan